Regulasi dan Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa

 

Pengadaan Barang dan Jasa

Menurut Bab 1 Ketentuan Umum Pasal 1 Perpres 16 Tahun 2018 disebutkan bahwa pengadaan barang atau jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa. Kegiatan pengadaan barang atau jasa tersebut dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang atau jasa.

Pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh pemerintah memiliki peran penting dalam menyukseskan pembangunan nasional dalam rangka meningkatkan pelayanan publik di berbagai daerah.

prosedur pengadaan barang juga diatur berdasarkan Perpres No. 16 tahun 2018 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintah. Secara umum, prosedur pengadaan barang dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:

1. Menganalisis kebutuhan perusahaan
2. Mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen
3. Melakukan tender
4. Menganalisis supplier atau vendor yang sesuai dengan kriteria
5. Meminta penawaran (quotation)
6. Melakukan negosiasi dengan supplier atau vendor
7. Membuat kontrak atau purchase order
8. Proses penerimaan barang/jasa dan pemeriksaan kualitas barang/jasa
9. Pembayaran pengadaan barang/jasa

Jenis Pengadaan Barang dan Jasa

Berdasarkan Perpres No. 16 tahun 2018 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintah, jenis pengadaan barang dan jasa dibagi menjadi empat jenis, yaitu:

1. Barang

2. Pekerjaan Konstruksi

3. Jasa Konsultasi

4, Jasa lainnya

Project Cost Management

Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

Terdapat 4 proses dari Project Cost Management, yaitu:

1. Plan Cost Management

Merupakan proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek.

Manfaat utama dari proses ini adalah untuk membuat adanya penjagaan/pemantawan dan pengarahan tentang bagaimana biaya proyek akan dikelola sepanjang proyek dilaksanakan.

2. Estimate Cost

Merupakan suatu perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi kegiatan proyek. Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat selama proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek.

Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek.

3. Determine Budget

Merupakan proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline.

Anggaran tersebut akan memberikan gambaran umum mengenai biaya secara periodik maupun biaya total proyek. Perkiraan biaya menentukan biaya setiap aktivitas kerja.

4. Control Cost

Merupakan suatu Proses pengendalian biaya termasuk dalam monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.

Project Communication Management

Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Manajemen komunikasi proyek (MKP) dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pengembangan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh pemangku kepentingan. Manajemen komunikasi proyek menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari identifikasi stakeholders, perencanaan komunikasi, distribusi informasi, mengelola stakeholder dan  pelaporan kinerja.

1. Identifikasi Stakeholders

Identifikasi Stakeholder adalah proses yang mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yag dapat memberikan dampak atau yang terkena dampak atas keputusan dan hasil proyek. Lalu melakukan analisis dan dokumentasi informasi yang relevan terkait kepentingan, keterlibatan, ketergantungan, pengaruh, dampak potensial terhadap kesuksesan proyek. Output proses ini akan memberikan benefit kepada tim proyek terutama project manager untuk mengelola para stakeholder tersebut.

Adapun beberapa contoh stakeholder proyek adalah sebagai berikut:

a. Sponsor
Merupakan pihak pemilik. Dalam konteks sebagai kontraktor, sponsor adalah manajemen perusahaan.

b. Customer dan user
Merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil dari pelaksanaan proyek. Contoh jika proyek adalah berupa pembangunan apartemen, maka customer adalah pihak pembeli apartemen.

c. Seller
Merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Dalam konteks Owner, maka seller adalah para main contractor dan main distributor yang diadakan langsung. Sedangkan bagi kontraktor dan subkontraktor, seller adalah pemasok barang, material, alat, dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.

d. Business Partners
Merupakan pihak-pihak yang memiliki kepentingan bisnis dengan adanya proyek tersebut setelah proyek beroperasi. Contoh, jika proyek adalah terminal bandara, maka pihak airlines, pemasok bahan bakar pesawat, pemasok makanan, penyedia layanan komunikasi, dapat dikatakan sebagai business partner.

e. Organizational Groups
Merupakan pihak yang berupa kelompok organisasi yang terkait dengan proyek.

f. Functional Manager
Merupakan pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek dimana fungsinya adalah sebagai supporting. Contohnya adalah manajer keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dll.

g. Institusi Keuangan
Merupakan pihak yang berkaitan dengan proses pendanaan proyek, seperti bank atau lembaga keuangan yang lain.

h. Pemerintah Pusat dan Setempat
Merupakan pemerintah yang terkait dengan pelaksanaan proyek, seperti Departemen pemerintah terkait yaitu PU, Perhubungan, Lembaga Auditor, dll. Sedangkan pemerintah setempat cukup berjenjang mulai dari Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, hingga Propinsi.

i. Expert
Merupakan pihak yang dianggap ahli yang berperan terhadap pelaksanaan proyek. Contoh adalah ahli struktur, ahli kontrak, ahli pemasaran, dll.

j. Consultans
Merupakan pihak yang berperan dalam membantu pemilik proyek dalam merencanakan, mengawasi dan mengendalikan proyek.

k. Staf Proyek
Merupakan individu-individu yang menjadi karyawan atas organisasi proyek. Seperti staf pemilik proyek, staf kontraktor, staf konsultan, dll.

l. Lingkungan sekitar proyek
Merupakan masyarakat yang berada di lingkungan sekitar proyek yang dapat berupa individu, kelompok, ataupun perusahaan.

2. Perencanaan Komunikasi

Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi.

3. Distribusi Informasi

Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana. Distribusi informasi dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi. Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek. Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi.

Project Risk Management

Proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek. 

Proses yang terlibat: 

1. Perencanaan manajemen risiko 

2. Identifikasi risiko 

3. Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif 

4. Perencanaan respon risiko 

5. Pengendalian dan monitoring risiko

Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi resiko di seluruh kehidupan suatu proyek dan kepentingan terbaik tujuan pertemuan proyek.

Manajemen resiko sering terabaikan dalam proyek, tetapi dapat membantu meningkatkan kesuksesan proyek dengan membantu proyek-proyek baik inisiasi, lingkup proyek, dan mengembangkan perkiraan realistis.

1. Perencanaan Manajemen Risiko

- Proses memutuskan bagaimana mendekati dan melaksanakan aktivitas manajemen risiko untuk proyek.

- Memastikan tingkat, tipe, dan visibilitas manajemen risiko yang setara dengan risiko dan kepentingan proyek bagi organisasi

- Menyediakan sumberdaya dan waktu yang memadai untuk aktivitas manajemen risiko

- Menetapkan basis yang disepakati untuk mengevaluasi risiko.

2. Identifikasi risiko

- Menentukan risiko-risiko yang mempengaruhi

    proyek dan mendokumentasikan karakteristiknya.

- Peserta yang terlibat: manajer proyek, anggota tim proyek, anggota manajemen risiko, ahli teknis diluar tim proyek, customer, end user, dan ahli manajemen risiko

- Merupakan proses iteratif karena risiko-risiko baru mungkin diketahui sebagai kemajuan proyek melalui siklus hidupnya. 

3. Analisis Risiko Kualitatif

- Menilai prioritas risiko teridentifikasi menggunakan peluang terjadinya dan dampaknya terhadap tujuan proyek bila risiko itu terjadi

- Menilai faktor-faktor lain seperti kerangka waktu dan tolerasi risiko dari kendala biaya, jadwal, ruang lingkup, dan mutu.

4. Analisis Risiko Kuantitatif

- Dikerjakan berdasarkan risiko yang diprioritaskan oleh proses analisis risiko kualitatif

- Proses menggunakan teknik seperti simulasi montecarlo dan pohon keputusan untuk:

–> Menghitung hasil yang mungkin dan peluangnya
–> Menilai peluang untuk mencapai tujuan proyek
–> Mengidentifikasi risiko yang membutuhkan perhatian paling besar dengan menghitung kontrubisi relatifnya terhadap keseluruhan risiko proyek
–> Mengidentifikasi biaya, jadwal, dan target ruang lingkup yang realistik dan dapat dicapai
–> Menentukan keputusan manajemen proyek ketika beberapa kondisi atau hasil tidak pasti

5. Perencanaan Respon Risiko

- Proses mengembangkan pilihan dan menentukan tindakan untuk meningkatkan kesempatan dan mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek. Ini mengikuti analisis risiko kualitatif dan kuantitatif.